Si votre association détient un fichier de plusieurs centaines ou milliers de donateurs actifs, vous aurez intérêt à différencier vos messages en tenant compte des différentes catégories de donateurs qui vous soutiennent.
Vous définirez dans votre plan de communication différentes cibles qui seront traitées différemment au plan soit du contenu du message soit de l'emploi de tel ou tel canal de communication (courrier, contact téléphonique, invitation à un événement, etc.).

Votre plan de communication basé notamment sur des critères 'RFM'

Les donateurs actifs se classent en règle générale en différents sous-groupes en tenant compte du cumul de trois critères relatifs à l'historique de leurs dons : Récence du don, Fréquence des dons, Montant total des dons. Cette classification relève de la méthode RFM (Recency-Frequency-Money).

  1. Donateurs récents (1er don récent):
       A remercier rapidement après le premier don, sans envoi d'appel au don.
  2. Donateurs actifs (dernier don daté 1-12 mois):
        Ajuster éventuellement la fréquence des appels qui leur seront envoyés chaque année.
        Retirer de votre prochain appel au don les contacts qui vous ont soutenu au cours des trois derniers mois.
  3. Donateurs inactifs récents (dernier don daté 13-24 mois):
        Leur transmettre un courrier de réactivation, soit une incitation cordiale à renouveler leur don, au douzième mois après leur don précédent.
  4. Donateurs inactifs anciens (dernier don daté de plus de 2 ans):
        Renoncer à les relancer plusieurs fois par an avec des appels qui risquent fort de rester sans réponse.
  5. Donateurs mobilisés avec une domiciliation: 
       Eviter de leur adresser plusieurs fois par an les courriers d'appel au don envoyés à tous vos donateurs.
       Le cas échéant, leur transmettre une fois l'an (en fin d'année ?) un courrier de remerciement accompagné d'une sollicitation exceptionnelle.
  6. Grands donateurs:
       Leur envoyer les courriers d'information concernant vos activités (votre périodique, synthèse de votre rapport annuel, etc).
       Plutôt que de leur transmettre tous les courriers d'appel au don envoyés à l'ensemble des donateurs, privilégier l'envoi d'un nombre limité de courriers personnalisés, centrés sur des projets exceptionnels susceptibles d'être soutenus par un don plus généreux.
  7. Prospects ‘legs’ (personnes identifiées pour leur intérêt éventuel à ce niveau):
       Veiller à ce que les catégories de sympathisants susceptibles d'envisager un legs reçoivent des courriers (lettre, périodique, etc.) qui mentionnent régulièrement cette oppportunité et fournissent des informations concrètes concernant la thématique des legs en faveur de causes d'intérêt général.

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