Fréquence
On constate une grande variété de pratiques en matière de fréquence des sollicitations envoyées aux donateurs.
- Un seul appel annuel : il n’est pas rare, lorsque le pilotage de l’association est assuré par des bénévoles, que ceux-ci préconisent une grande retenue au niveau de l’envoi de sollicitations aux donateurs.
D’aucuns estiment que l’association risque dans pareil cas de perdre le contacts avec nombre de sympathisants qui oublient de réagir l’unique sollicitation annuelle qui leur est envoyée. - De deux à quatre appels par an ?
Cette fréquence est privilégiée par nombre d’associations qui jugent utile de sensibiliser leur réseau de sympathisants à intervalles réguliers.
Une des formules envisageables comprend l’envoi d’un bulletin d’information trimestriel accompagné d’une sollicitation destinée de à encourager la générosité des sympathisants.
Deux options sont à envisager concernant les sympathisants ayant effectué un don récent : certaines associations veillent à ce que le prochain courrier les en remercie explicitement, d’autres excluent cette catégorie de donateurs du prochain envoi, ou leur transmettent le périodique sans y joindre l’appel au don. - De cinq à douze appels ?
Une fréquence élevée de sollicitations tend à provoquer l’irritation d’un nombre croissant de donateurs. Quoique récusée par une majorité d’associations, cette pratique est recommandée par certains prestataires commerciaux. Elle repose sur le constat d’une hausse de la recette proportionnelle à l’augmentation de la fréquence, même élevée, des sollicitations. Ce raisonnement ignore divers dommages collatéraux: accroissement du pourcentage de frais de collecte, mécontentement de nombreux donateurs.
Timing
Appel de fin d’année
La générosité des sympathisants est plus importante aux approches de Noël qu’au premier semestre de l’année. On veillera à poster le mailing de fin d’année suffisamment tôt, d’autant que les donateurs sont fort sollicités à cette période.
Juin
Le périodique joint à l’appel proche du mois de juin - période des Assemblées Générales - peut être consacrée à un dossier ‘Transparence - Comptes à livres ouverts’ consacré au bilan financier et aux réalisations de l’année précédente.
Juillet-Août
Ne pas négliger cette période creuse (peu de sollicitations) au cours de laquelle une majorité de concitoyens ne quittent pas leur domicile.
Appel spécial
Si le plan d’action fundraising comprend un moment annuel majeur de mobilisation (« Campagne annuelle », « Journée annuelle », événement fundraising, etc.), diffuser un ‘Appel spécial’ dont la forme et le contenu éveilleront l’attention d’un maximum de sympathisants.
Contenu
Le donateur appréciera d’être informé voire sollicité plusieurs fois par an si le message le séduit par sa consistance (info solide, concrète), son originalité (ne pas ressasser les mêmes thèmes), sa crédibilité (projets solides, indicateurs de résultats réalistes).
Choix des projets en demande de soutien financier :
Consacrer si possible chaque appel à une activité ou réalisation différente. Décrire les bénéficiaires du projet dans la lettre d’appel de fonds, préciser le contexte du projet dans le périodique joint à l’envoi.
Valorisation des profils et personnalités :
Le donateur se mobilise plus volontiers pour des visages qu’il apprécie que pour des projets anonymes. Mettre en scène divers profils de bénéficiaires, bénévoles, sympathisants (Ambassadeur de la cause) chaque lettre d’appel et périodique.
L’ensemble des recommandations concernant la qualité des messages sont bien entendu également d’application : confer Fiches Info Message
