Contenu du message
Le donateur appréciera d’être informé voire sollicité plusieurs fois par an si le message le séduit par sa consistance (info solide, concrète), son originalité (ne pas ressasser les mêmes thèmes), sa crédibilité (projets solides, indicateurs de résultats réalistes).
>> Message / Contenu / Se différencier
Le texte de l'appel de fond se voudra convaincant au plan des projets à financer et éveillera la sympathie du lecteur en mettant en scène l'engagement des personnes qui se mobilisent sans compter.
- Choix des projets pour lesquels l'appel de fonds sollicite la générosité des donateurs:
Identifier si possible une dépense concrète, en rapport avec un investissement indispensable ou une activité qui illustre l'efficacité au quotidien de l'association. Si les besoins financiers sont liés à des frais organisationnels permanents, tel que la rémunération du staff, mettre l'accent sur les résultats récents et les projets à venir en décrivant leur impact avéré sur les bénéficiaires. - Engagement des personnes
Bénéficiaires, bénévoles et staff contribuent de par leur engagement personnel au succès du projet que la générosité des donateurs rendra possible. Le texte de l'appel de fond rendra compte de cette mobilisation, notamment au travers de citations et témoignages divers, plutôt que d'aligner des principes généraux ou des raisonnement abstraits.
Nombre d'associations veillent à ce que l'envoi comprenne un bulletin d’information (le plus souvent trimestriel) accompagné d’une lettre de sollicitation destinée de à encourager la générosité des sympathisants.
Fréquence
On constate une grande variété de pratiques en matière de fréquence des sollicitations envoyées aux donateurs.
Un seul appel annuel ?
Nombre d’associations optent, souvent à la demande des administrateurs et bénévoles, pour une limitation des mailings d’appel de fonds, dont la fréquence s’élève en définitive à un ou deux envois par an. L’expérience d’organisations plus chevronnées semble confirmer qu’une très faible fréquence d’envois entraine une déperdition relativement importante de donateurs.
De trois à quatre appels par an ?
La fréquence de 3 à 4 appels est privilégiée par nombre d’organisations qui jugent utile de sensibiliser leur réseau de sympathisants à intervalles réguliers.
Plusieurs options sont à envisager dans pareil cas concernant les sympathisants ayant effectué un don récent
- exclure cette catégorie de donateurs du prochain appel (après avoir pris soin de les remercier),
- leur envoyer lors du prochain appel le périodique sans l'accompagner d'un appel au don
De cinq à douze appels ?
Une fréquence élevée de sollicitations tend à provoquer l’irritation d’un nombre croissant de donateurs.
Quoique récusée par une majorité d’associations, cette pratique est parfois recommandée l'un ou l'autre prestataire commercial. Elle repose sur les conclusions de tests faisant état d’une hausse de la recette proportionnelle à l’augmentation de la fréquence, même élevée, des sollicitations.
D'aucuns estiment que ce sous-estime les dommages collatéraux engendrés par cette pratique en termes d'accroissement du pourcentage de frais de collecte et de mécontentement de nombreux donateurs.
Timing
Appel de fin d’année
La générosité des sympathisants est plus importante aux approches de Noël qu’au premier semestre de l’année. On veillera à poster le mailing de fin d’année suffisamment tôt, d’autant que les donateurs sont fort sollicités à cette période.
Appel de Mai-Juin
Le périodique joint à l’appel proche du mois de juin - période des Assemblées Générales - permet d'y insérer un dossier ‘Transparence - Nos comptes à livres ouverts’ consacré au bilan financier et aux réalisations de l’année précédente.
On adjoindra éventuellement une invitation à participer à une rencontre annuelle des donateurs organisée en même temps que l'Assemblée générale annuelle.
Juillet-Août
Ne pas négliger cette période creuse (peu de sollicitations) au cours de laquelle une majorité de belges ne quittent pas leur domicile.
Appel spécial
Si le plan d’action fundraising comprend un moment annuel majeur de mobilisation (« Campagne annuelle », « Journée annuelle », événement fundraising, etc.), cette période donnera lieu à diffusion d'un ‘Appel spécial’ dont la forme et le contenu seront particulièrement soignés, de manière à éveiller l’attention d’un maximum de sympathisants.
>> Campagne annuelle
