Le rapport coûts/bénéfices d’un événement fundraising, de préférence récurrent d’année en année, se doit être examiné en comparaison avec le rendement à court et moyen terme des principales options alternatives : renforcement des sollicitations par mailings, relance de la mobilisation d’entreprises mécènes.
Si l’organisation d’un charity event figure du point de vue de l’association au nombre des options méritant un examen plus approfondi, celle-ci gagnera à tenir compte des principaux facteurs susceptibles d’en renforcer ou à déforcer la rentabilité: choix de l’objectif prioritaire, capacité mobilisatrice de l’association, suivi des recettes et dépenses, choix du type d’événement.
L’événement fundraising présente une diversité d’avantages, tant directs en termes de rendement qu’indirects en termes d’image. Il peut être conçu dans un but soit de renforcement de la fidélisation soit de prospection de nouveaux publics (donateurs traditionnels ou générations plus jeunes). A chaque association de choisir les objectifs spécifiques qu’elle entend renforcer.
Une prise en compte réaliste des faiblesses internes de l’organisation permet d’établir un diagnostic crédible quant aux collaborations extérieures à privilégier en vue de consolider l’événement projeté.
Le succès d’un événement fundraising tient toujours à présence de bénévoles efficaces, et souvent au soutien de partenaires stratégiques. Leur implication peut s’avérer décisive, au plan logistique, dans la conception d’un programme attractif (diner, concert, etc) organisé à moindre prix, ou pour la mobilisation de participants grâce à l’activation de leurs réseaux.
>> Evénements : partenariats stratégiques
L’attractivité de l’événement incitera ses participants à participer aux éditions ultérieures, malgré que son organisation pratique ait été calculée au plus juste, tant du point de vue de l’optimalisation des recettes que de la réduction des dépenses.
Premiers pas en fundraising: Les premiers événements fundraising font largement appel à la mobilisation des relations personnelles des fondateurs et du premier cercle de sympathisants et bénévoles.
Il arrive que, dans un deuxième temps, l'un ou l'autre bénévole isolé prenne l'initiative de monter un micro-événement fundraising – bridge, vente de fringues, etc – dont le succès sera assuré par la mobilisation de son réseau relationnel.
Pareille démarche se structure dans certains cas à l'initiative d'un groupe de sympathisants qui se fixent pour défi d'organiser ensemble une initiative annuelle de collecte de fonds. On sait que la Fondation Roi Baudouin offre des facilités permettant de structurer pareille démarche sous une dénomination du type « Les Amis de l'association ... ».
La dynamique de levée de fonds initiée par différents noyaux de bénévoles ne permet cependant guère de toucher certains publics-cibles qui se situent en dehors de leurs réseaux relationnels. L'événementiel fundraising risque dans pareil cas d'être freiné au niveau de ses objectifs de croissance et de diversification.
C'est à ce moment que la mobilisation d'un ou deux partenaires stratégiques peut, s'ils sont bien choisis, aider à relancer la dynamique. Ces collaborations viseront à remédier aux faiblesses internes de l’association en matière d'événementiel fundraising. Les partenaires seront sollicités principalement pour leur apport en expertise marketing, et en organisation d'événements fundraising attractifs, susceptibles de mobiliser la générosité de nouveaux publics.
La recette net d'un événement fundraising bénéficiera d'un coup de pouce décisif si l’association y draine ses propres sympathisants tandis qu'une autre structure s’engage de son côté à y inviter ses propres membres ou adhérents. C'est là tout l'intérêt des opérations fundraising dont le succès tient à la mobilisation d'organisations disposant d'un membership significatif: services-clubs, cellule Solidarité d’une paroisse, clubs sportifs, mouvements de jeunesse, écoles, entreprise ou association professionnelle ayant des affinitiés avec la cause bénéficiaire, etc.
Renforcer l'événement organisé à l'initiative de l'association
Le premier cas de figure – traditionnellement le plus fréquent - concerne les événements fundraising organisés par l’association, que l'implication décisive de partenaires extérieurs permet de rendre plus attractifs: événement artistique (apport d’artistes, d’une Académie de Musique, etc.), dîner de gala (coup de pouce d’une école hotelière ou de restaurateurs), visite de jardins (accord des propriétaires), vente de vins (collaboration d’un négociant), conférencier de prestige, etc.
Evénements à l'initiative de tiers
Le second cas de figure concerne divers événements à forte notoriété organisés par des tiers mais exploités par certaines organisations dans une finalité de collecte de fonds. Relèvent de cette catégorie les avant-premières de films, certains concerts, mais également les joggings (20 kms de Bruxelles) et autres défis collectifs de nature sportive.
L’association choisit dans pareil cas de faire l’économie de toute implication au plan organisationnel. Elle espère par ailleurs tirer parti de la notoriété et à la capacité mobilisatrice d’un événement original, probablement fortement apprécié par nombre de ses sympathisants.
Les participants mobilisés par l'association dans le cadre d'un évènement sportif se manifesteront sous les couleurs de la cause (badge, T-shirt) et se seront engagés, souvent dans le cadre d’une formule de parrainage, à collecter diverses contributions dans leur cercle d'amis et connaissances.
L’implication de divers médias et d'autres partenaires susceptibles de renforcer la promotion de l'événement fundraising présente un triple avantage:
La recherche de partenaires 'Promotion' ne se limitera pas aux médias traditionnels (régionaux, locaux ou sectoriels). D’autres opportunités méritent d'être exploitées, par exemple en s'associant avec un partenaire du monde de l'entreprise qui fera connaître l'association et l'événement fundraising qu'elle organise - lors de ses propres rencontres professionnelles: inauguration de la Foire commerciale régionale, cocktail annuel de la Chambre de Commerce, etc.
Les soutiens en nature concernent une large panoplie d’interventions décisives, qui contribuent d'une part à renforcer les compétences internes de la cellule Fundraising, d'autre part à réduire les frais organisationnels de l'événement grâce à de précieux appuis au plan logistique:
Les donations en nature contribuent également à la réussite d’opérations connexes, telle l'organisation d'une tombola dans le cadre d'un dîner de gala. Des recettes complémentaires pourront ainsi être engrangés sans sur-coût pour l'organisation, grâce aux lots de qualité offerts par diverses entreprises sensibles à la cause, lesquelles apprécieront par ailleurs de bénéficier de la visibilité qui leur aura été offerte dans le cadre de l'événement.
CoûtsL’optimisation du résultat financier résulte bien entendu d’un double effort en termes de diversification des recettes autant que de compression des dépenses. On sollicitera tous les partenaires susceptibles de mettre leurs compétences et moyens logistiques gratuitement ou à coût réduit au service de la promotion et de l’organisation de l’événement : graphistes, imprimeur, propriétaire de salles, opérateurs en catering, artistes, médias, etc.
Le succès de cette démarche nécessite :
Plusieurs facteurs contribuent à optimaliser les recettes à moyen et long terme :
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