Audit-express

Recommandations

Help-line

 


Associations concernées

Souhaitez-vous renforcer l'efficacité de vos mailings ou événements fundraising, consolider la promotion des legs, mobiliser des 'major donors' ?

Notre formule Audit-Express vous propose de faire le point sur vos actions fundraising actuelles ou en projet, et de dégager des propositions d'action susceptibles de renforcer votre levée de fonds

Deux rencontres, des recommandations pratiques, une Help-Line

1 - Session de brain-storming

 Nous vous proposons un brainstorming d'une demi-journée en vos locaux (en journée ou en soirée), comprenant:

  • état des lieux (analyse de vos forces et faiblesses en termes de positionnement, communication, réseaux, etc)
  • identification de pistes à approfondir: principales options stratégiques à envisager en termes de publics et de méthodes de collecte 
  • scénarios à envisager en termes de ressources  à mobiliser: budget, staff, bénévoles, mécénat de compétences, Comité de soutien.

2 - Seconde réunion de travail

Au menu:

  • Bref rappel defondamentaux de la collecte de fonds: objectifs, message, publics potentiels, méthodes, ressources, organisation.
  • Débat: nous évaluons avec vous les options stratégiques identifiées lors de la première réunion (publics, méthodes de collecte et ressources à mobiliser) 
  • En quète d'idées nouvelles: présentation de quelques actions fundraising performantes émanant d'associations comparables à la vôtre.
  • Conseils pratiques (‘Tips & Tricks’) susceptibles de booster votre efficacité au quotidien.

3 - Recommandations finales & Help-line

Nos constats et recommandations sont intégrées dans un rapport final, qui vous est remis endéans les huit jours suivant le seconde réunion de travail.
Possibilité d'assistance à distance (contact téléphonique, email) dans le cadre de conseils ponctuels durant les deux mois suivant la remise du rapport
.

Participation aux frais

L’asbl Give Wisely, cellule non-commerciale de formation et conseil en collecte de fonds, repose essentiellement sur le bénévolat.
Nous demandons cependant aux associations bénéficiaires de contribuer au financement des frais de fonctionnement de notre organisation.
Votre contribution aux frais dans le cadre du module 'Audit-express et help-line' s'élève à:

  • associations dont la collecte de fonds < 250.000 €: 240 €
  • associations dont la collecte fonds annuielle est > 250.000 €: 480 €

Compter des frais complémentaires en cas de déplacement en dehors de Bruxelles.

Prenez contact

Pour plus d'infos ou pour confirmer votre souhait de bénéficier du module Audit-express & Help-line, veuillez nous transmettre vos questions ou préciser votre demande au départ du formulaire de contact. Nous vous recontacterons sans tarder.


La réglementation européenne RGPD relative à la protection des données personnelles sera d'application à partir du 25 Mai 2018.
Le Fundraisers Forum a édite à cette occasion trois documents destinés à faciliter la mise en conformité RGPD des associations actives en collecte de fonds:

 1 Le guide 'Implémentaion de la RGPD en collecte de fonds', disponible en versions FR ou NL (confer sommaire ci-dessous)
 2 Plusieurs annexes (confer sommaire ci-dessous) 
 3 Une Newsletter mensuelle 'RGPD en collecte de fonds', éditée de février à juillet 2018, qui couvre l'actualité RGPD en collecte de fonds.

Sommaire du guide 'Implémentation de la RGPD en collecte de fonds', des Annexes et de la Newsletter

1 - Guide

1a - Principales exigences de la RGPD

  • 1.1 RGPD: contexte, acteurs, échéances (p.7)
  • 1.18 Terminologie (p.8)
  • 1.19 Responsable du traitement et sous-traitant : quelles obligations ? (p.9)
  • 1.20 Obligation de documenter vos activités de traitement : registre des traitements (p.10)
  • 1.21 Obligation de documenter le fondement légal des différentes catégories de traitements (p.12)
  • 1.21a Obligation de documentation (p.12)
  • 121b Six bases légales (p.12)
  • 1.21c Marketing direct : justification du fondement légal sur base soit de votre intérêt légitime soit du consentement des usagers (p.13)
  • 1.21d Fondement légal sur base de l’intérêt légitime de l’organisation: conditions à respecter (p.13)
  • 1.21e Fondement légal sur base du consentement explicite des usagers: conditions à respecter (p.14)
  • 1.21f Soft opt-in : justification en cas de communication électronique avec vos donateurs et autres contacts actifs (p.15)
  • 1.21g Autres fondements légaux concernant le traitement de données personnelles hors marketing direct ou collecte de fonds (p.17)
  • 1.22 Respect des droits des personnes dont nous traitons des données personnelles (p.18)
  • 1.22a Droit à l’oubli (p.18)
  • 1.22b Droit à l’information (p.18)
  • 1.22c Droit de rectification (p.19)
  • 1.22d Droit d’accès (p.19)
  • 1.22e Droit d’opposition (p.19)
  • 1.22f Informer concrètement vos usagers quant à leurs droits (p.20)
  • 1.23 Faciliter l’accès aux données (p.21)
  • 1.24 Rédiger et publier votre ‘Déclaration de confidentialité’ (p.21)
  • 1.25 Appliquer les principes de ‘minimisation des données’ et de ‘durée de conservation limitée’ (p.23)
  • 1.26 Sécurisation des données & procédures en cas de fuite de données (p.23)
  • 1.26a Procédures administratives en vue d’éviter les pertes de données (p.23)
  • 1.26b Procédures informatiques en vue d’éviter les pertes de données (p.23)
  • 1.26c Procédures concernant vos sous-traitants (p.24)
  • 1.26d Mise en place préventive d’un dispositif activable  en cas de violation des données (p.24)
  • 1.27 Décision individuelle automatisée et profilage : effets en collecte de fonds ? (p.25)
  • 1.28 Mise en conformité des contrats avec des sous-traitants (p.26)
  • 1.29 Désignation d’une personne responsable du respect des règles de protection des données personnelles (p.26)

1b - Autres exigences de la RGPD 

Cette seconde section présente diverses obligations qui ne concernent le plus souvent que les plus grands acteurs de la collecte.

  • 1.31 Principe de finalité déterminée (p.27)
  • 1.32 Portabilité des données (p.27)
  • 1.33 Données sensibles (p.27)
  • 1.34 Données concernant les enfants (p.28)
  • 1.35 Protection dès la conception et protection des données à défaut (p.28)
  • 1.36 Data Protection Impact Assesment (DPIA) (p.29)
  • 1.37 Data Protection Officer (D.P.O.): designation, missions (p.29)
  • 1.38 Transferts de données vers les pays tiers (p.30)
  • 1.4 Implémentation de la RGPD en collecte de fonds : autres conseils pratiques
  • 1.41 Première étape : sensibiliser les personnes et équipes concernées (p.31)
  • 1.42 Etapes suivantes (p.31)
  • 1.49 ‘GDPR for fundraising charities : tips and tricks’ (p.32)

2 - Annexes

Appendix 1 – ‘GDPR: the essentials for fundraising organisations’

Edited by the Institute of Fundraising (IoF) – (extracts)

  • Note 1 - How do the legal rules and GDPR work with the Fundraising Regulator and the Code of Fundraising Practice ? (page 3)
  • Note 2 - Getting ready: top tips (page 3)
  • Note 3 - We do fundraising, is that the same thing as ‘direct marketing’ ? (page 4)
  • Note 4 - Can I send direct marketing by post, email, sms, telephone, automated telephone calls ? (page 4)
  • Note 5 - GDPR and consent – the ‘opt in’ approach (page 5)
  • Note 6 - ‘Legitimate interest’ as legal condition for direct marketing (page 6)
  • Note 7 - Legitimate interest becomes a balancing exercise (page 7)
  • Note 8 - Legitimate interest or consent: what do the British Authorities and the Institute of Fundraising recommend ?
    (page 9)
  • Note 9 - Can we use both legitimate interest and consent ?
    Or do we have to choose just one and stick with it? (page 11)
  • Note 10 - How long can we keep sending direct marketing to supporters ?
    Is there a limit to how long consent lasts ? (page 11)
  • Note 11 - People might have different expectations of what’s reasonable, how do we decide ? (page 12)
  • Note 12 - It hasn’t been recorded whether some people on our database have given us their consent or not. What should we do regarding email or postal marketing ? (page 12)
  • Note 13 - Make sure that on communications that you send them that you’re giving them easy and simple ways to change their preferences (page 13)
  • Note 14 - What about ‘wealth screening’, researching, and profiling supporters ? (page 13
    British publications recommended by the Institute of Fundraising (page 14)

Appendix 2 – Fundraising and Data Protection ‘A survival guide for the uninitiated’

Author: Tim Turner (extracts)
Summary of the Notes

  • Note n° 15 – EU legislations - Role of the British Authority (ICO) (page 17)
  • Note n°16 - Ten essential things you need to know about data protection (page 18)
  • Note n° 17 – How should you write your purposes down ? (page 19)
  • Note n° 18 - Appending, in order to keep your data accurate and up to date, is OK (page 20)
  • Note n° 19 – Should your Privacy notice be transparent on profiling, research, data sharing? (page 20)
  • Note n° 20 – Do we have to tell them at all? The concept of ‘reasonable expectations’ (page 22)
  • Note n° 21 – Privacy notices: the ICO suggests a layered approach & ‘just-in-time’ notices (page 22)
  • Note n° 22 – Example: a Privacy notice ‘vague to the point of being unfair’ (page 22)
  • Note n° 23 – Do we provide a privacy notice, or make available on our website? (page 23)
  • Note n° 24 – Definition of Consent (page 23)
  • Note n° 25 – Can consent be opt-out or does it have to be opt-in? (page 24)
  • Note n° 26 – What about implied consent? (page 26)
  • Note n° 27 – How long does consent last? (page 26)
  • Note n° 28 - Are we able to ask for lifetime consent rather than asking every couple of years? (page 26)
  • Note n° 29 - Bundled consent (page 27)
  • Note n° 30 - Can you email donors to ask for a consent ? (page 27)
  • Note n° 31 - What happens if you don’t have good records of consent, i.e. the person is on your database, but you cannot be certain that they opted into marketing? (page 27)
  • Note n° 32 - ‘Legitimate interests’ is OK if you make a compelling case that your data processing is necessary (page 27)
  • Note n° 33 - The legitimate interests condition is a balancing act (page 28)
  • Note n° 34 - Legitimate interests for profiling donors and potential donors, and for wealth screening ? (page 28)
  • Note n° 35 - Sensitive personal data (GDPR special categories) (page 29)
  • Note n° 36 - Obtaining data from third parties (page 30)
  • Note n° 37 - Why should you keep and update a suppression list ? (page 30)
  • Note n° 38 - The Right to Be Forgotten does not mean you should have no suppression list (page 31)
  • Note n° 39 - GDPR rules regarding profiling or ranking donors with scoring systems (page 31)
  • Note n° 40 - PECR rules for consent over electronic direct marketing (automated calls, live calls, emails and texts) (page 31)
  • Note n° 41 - The ‘existing customer’ exemption (an opt-out approach for email and text in certain limited circumstances) (page 32)
  • Note n° 42 - Identifying a legal ground for your personal data processing is only the first of eight important RGPD principles (page 34)

Appendix 3 – Privacy Notice (examples)

Appendix 4 – Opt-in forms & preference forms (examples)

Appendix 5 – Recording your processing activities: examples

3 - Sommaire de la Newsletter GDPR (février-juillet 2018)

- février 2018: compte-rendu du workshop GDPR du 1er février 2018 - analyse critique de projets de Code de conduite GDPR de l'AERF
- mars 2018: 'Déclarations de confidentialité' (exemples) - Régistre des traitements (exemple virtuel en version simplifiée pour petites associations) - actualité de la GDPR
- avril 2018: Location ou cession d'adresses dans le cadre du RGPD

Participation aux frais et formulaire de commande

Le guide, les annexes et la Newsletter mensuelle vous sont proposés au prix de 45 €.
Ils vous sont transmis endéans les 48 heures après l'enregistrement de votre commande.

Veuillez passer commande au travers de ce formulaire.

 

De toolkit 'GDPR for fundraisers' van het Fundraisers Forum geeft u de mogelijkheid om een uitgebreide basisdocumentatie over GDPR voor fondsenwervende verenigingen te raadplegen:

- Handleiding ‘GDPR voor fondsenwervende verenigingen’ (32 blz.)
- Bijlage (48 blz.)
- Maandelijkse newsletter ‘GDPR for fundraisers’: drietalige editie (hoofdzakelijk Frans-Engels), van Februari tot Juli 2018 met getuigenissen ('best practices') en voorbeelden ('templates'). 

Inhoudstafel

1 - Handleiding

Deel A - Direct marketing en fondsenwerving: belangrijkste eisen van de GDPR

  • 1.1 AVG : context, actoren (p.7)
  • 1.18 Terminologie (p.8)
  • 1.19 Verwerkingsverantwoordelijke en verwerkers: verplichtingen (p.8)
  • 1.20 Dataregister: verplichte documentatie van alle verwerkingsactiviteiten (p.9) . 121a Documenteer de wettelijke grondslag van uw bewerkingen (p.11)
  • 1.21b Zes wettelijke grondslagen (p.11).
  • 1.21c Uw keuze voor de wettelijke grondslag voor bewerkingen mbt fondsenwerving: ‘gerechtvaardigd belang’ of ‘toestemming’ (p.12).
  • 121d – Wettelijke grondslag op basis van ‘gerechtvaardigd belang’ (p.12).
  • 121e – Wettelijke grondslag op basis van ‘toestemming’ (p.13).
  • 1.21f – Soft opt-in: uitsluitend voor electronische communicatie aan ‘bestaande klanten’ (actieve schenkers of andere actieve contacten) (p.14).
  • 1.21g – Wettelijke grondslagen voor het beheer van persoonsgegevens buiten direct marketing en fondsenwerving (p.16)
  • 1.22 Aandacht voor de rechten van de betrokkenen
  • 1.22a Recht op verwijdering (p.17)
  • 1.22b Recht om geïnformeerd te worden (p.17)
  • 1.22c Recht op correctie (p.17)
  • 1.22d Recht van inzage (p.17)
  • 1.22E Recht van verzet (p.17)
  • 1.22f Informeer uw gebruikers over hun rechten (p.18)
  • 1.23 Verzoek tot toegang (p.18)
  • 1.24 Informatieplicht & Privacyverklaring (p.19)
  • 1.25 Verplichtingen m.b.t. minimalisatie van de persoonsgegevens en bewaartermijn (p.21)
  • 1.26 Beveiliging van de persoonsgegevens en procedures mbt datalekken (p.21)
  • 1.26a Administratieve maatregelen (p.21)
  • 1.26b Informatika: technische maatregelen (p.22)
  • 1.26c Externe verwerkers: contractuele en andere maatregelen (p.22)
  • 1.26d Procedures om datalekken op te sporen en te rapporteren (p.22)
  • 1.27 Geautomatiseerde besluitvorming en profiling: wanneer is dit van toepassing
  • voor fondsenwervende activiteiten ? (p.23)
  • 1.28 Aanpassing contracten met verwerkers en onderaannemers (p.23)
  • 1.29 Verantwoordelijke persoon voor het naleven van de databeschermingsregels (p.24)

Deel B - Verplichtingen die eerder bij grotere fondsenwervende instellingen van toepassing zijn

  • 1.31 Het beginsel van de doelbinding (p.25)
  • 1.32 Recht op overdraagbaarheid van gegevens (p.25)
  • 1.33 Gevoelige data (p.26)
  • 1.34 Gegevensverwerking van minderjarige kinderen (p.26)
  • 1.35 Gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen (p.26)
  • 1.36 Data Protection Impact Assesment (DPIA) (p.27)
  • 1.37 Data Protection Officer (D.P.O.): benoeming, verplichtingen (p.27)
  • 1.38 Doorgifte naar derde landen (p.29)
  • 1.4 Praktische implementatie van de AVG binnen fondsenwervende verenigingen
  • 1.41 Stap 1: bewustmaking binnen uw organisatie (p.30)
  • 1.42 Volgende stappen (p.30)
  • 1.49 Tips & tricks – Algemeen advies van diverse instellingen (p.30)

2 - Bijlagen

  • Appendix 1 – ‘GDPR: the essentials for fundraising organisations’
    edited by the Institute of Fundraising (IoF) – (extracts)
  • Appendix 2 – Fundraising and Data Protection ‘A survival guide for the uninitiated’
    Author: Tim Turner (extracts)
  • Appendix 3 – Privacy Notice (examples)
  • Appendix 4 – Opt-in forms & preference forms (examples)
  • Appendix 5 – Recording your processing activities: examples

3 - GDPR Newsletter

De maandelijkse GDPR Newsletter wordt van februari tot juli 2018 gepubliceerd.
De artikels zijn, behalve uitzonderingen, slechts in het Frans of in het Engels beschikbaar.

- februari 2018: verslag van de GDPR workshop GDPR van 01/02/2018 - kritische analyse van het voorstel van Code of Conduct 'GDPR voor fondsenwervende verenigingen van de VEF (Vereniging voor Ethiek in de fondsenwerving)
- maart 2018: 'Privacy Notices' (voorbeelden) - Register van verwerkingen (concreet voorbeeld aangepast aan de verwerkingen van kleinere fondsenwervende verenigingen) - actualiteit vazn de GDPR.
- april 2018: toepassing van de GDPR mbt het huren van adressen voor markeking doeleinden.

Deelname aan de kosten en bestellingsformulier

De handleiding (+ bijlage) en de GDPR Newsletter worden u binnen de twee dagen na uw bestelling opgestuurd.
Prijs: 45 euro
Bestelling via deze link.

 

 

Collecte de Fonds: les Fondamentaux

Jeudi 4 octobre (9h30-16h30), Bruxelles

Cette session s’adresse aux personnes déjà engagées, fut-ce modestement, dans des actions de levée de fonds.

Au départ d'une présentation centrée sur des exemples concrets ("best practices"), chaque participant s'efforcera d'identifier, individuellement et en discussion de groupe,

  • les forces et faiblesses de la collecte de fonds de son association
  • les réorientations ou innovations prioritaires susceptibles de booster la générosité des donateurs actuels ainsi que de nouveaux sympathisants à prospecter

Au programme de la journée :

1 - Messages et supports de collecte (écrits, Internet, réseaux sociaux)

  • Positionnement de votre association : image, crédibilité, attractivité aux yeux des principaux public-cibles (donateurs) que vous estimez pouvoir cibler en priorité ;
  • Votre message : thèmes privilégiés, tonalité, différenciation en fonction de cibles spécifiques
  • Textes et visuels: choix des mots, lisibilité, qualité et rôle des visuels
  • Vos supports traditionnels de communication aux donateurs: Rapport annuel, journal des donateurs, lettre d’appel au don, folder, brochure ‘Legs’, dossier ‘Mécénat’
  • Supports 2.0 donateurs : site, newsletter, Facebook, plateforme de dons en ligne
  • Atouts complémentaires exploitables : campagne annuelle, Ambassadeur, prescripteurs, Comité de Pilotage …
  • Adéquation du budget et des ressources complémentaires utilisées en fundraising, par rapport à l'objectif financier de votre collecte de fonds à moyen terme. 

2 – Optimiser vos actions de fidélisation et de prospection

2a Fidélisation

Opportunités de renforcement de la fidélisation des différentes catégories de donateurs actuels: donateurs occasionels, sympathisants mobilisés via une domiciliation, donateurs à haut potentiel, entreprises, etc.
Identification des actions de fidélisation à renforcer en priorité: contacts directs, événements, direct mail, choix d'un logiciel CRM, segmentation de votre 'fichier donateurs'

2b Prospection

Identification des possibilités de mobilisation de nouveaux donateurs (particuliers, entreprises), en tenant compte

  • des actions ou supports à créer ou à renforcer à cet effet (mailing, événements, contacts directs),
  • du rapport coûts/efficacité à moyen terme de chaque opération de prospection envisagée.

2c Cibles et actions spécifiques
Nous accorderons une attention particulière aux cibles nécessitant une approche spécifique :

  • donateurs à haut potentiel de générosité (« major donors »)
  • opportunités en termes de legs
  • programmes de parrainage (donateurs mobilisables, par ordre permanent)
  • entreprises (soutien financier, logistique ou mécénat de compétences).

3 - Structures et compétences à votre disposition 
Nous vérifierons dans quelle mesure vous exploitez suffisamment les services d'appui à la collecte de fonds, parfois gratuits , proposés par diverses structures  sans but lucratif, ainsi que par des prestataires et agences commerciales.

Un document de synthèse permettra à chaque participant de conserver une trace écrite des éléments de diagnostic ainsi que des actions prioritaires à envisager dans le cadre de son plan d'action fundraising 2018.

Session en français, questions/réponses en FR/NL.

Informations pratiques:
- intervenants:
  - Hugues d'Ydewalle (Give Wisely asbl - Fundraisers Forum)
  - Pascale Van Durme (Programme Manager SOCIALware) - David Vanderbiest (Responsable Collecte de fonds asbl CREE)
- session en français / sessie in het Frans, Nederlandstaligen welkom 
- date: jeudi 4 octobre (9h30 précises - 16h30)
- lieu: Bruxelles - FARES asbl Rue de la Concorde 56, 1050 Ixelles - A 5 min. du Métro Louise
- participation aux frais (documentation et networking lunch compris):
   - 85 € (tarif de base)
   - 65 € (tarif réduit si le participant soutient une association sans personnel rémunéré, ou si deuxième inscription pour une même association.

Maximum 15 participants par session: ne tardez pas à vous inscrire.

 -> Formulaire d'inscription

 

 

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